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质量管理体系认证活动典型违规行为,请远离这些红线!
发布时间:2016-6-2 点击1967
质量管理体系认证是最为普遍的一种认证,我国企业发证数也位居世界前列。那么,认证机构发出认证证书后,被发现不符合认证规则的违规行为有哪些呢?本文为整理的部分违规行为与《质量管理体系认证规则》对比,供参考。这些红线,千万别踩!


         《质量管理体系认证规则》条款与违规行为对比


《质量管理体系认证规则》重要条款
认证机构发出认证证书后,被发现不符合认证规则的违规行为
4.1.3 认证申请的审查确认
认证机构应对申请组织提交的申请资料进行审查,并确认:
(1)申请资料齐全。
(2)申请组织从事的活动符合相关法律法规的规定。
(3)申请组织为达到质量目标而建立了文件化的质量管理体系。
4.1.4根据申请组织申请的认证范围、生产经营场所、员工人数、完成审核所需时间和其他影响认证活动的因素,综合确定是否有能力受理认证申请。
4.1.5对符合4.1.3、4.1.4要求的,认证机构可决定受理认证申请;对不符合上述要求的,认证机构应通知申请组织补充和完善,或者不受理认证申请。
4.1.6认证机构应完整保存认证申请的审查确认工作记录。
未进行认证申请的审查确认程序即开展认证审核。
4.1.7签订认证合同
在实施认证审核前,认证机构应与申请组织订立具有法律效力的书面认证合同,合同应至少包含以下内容。
(1)申请组织获得认证后持续有效运行质量管理体系的承诺。
(2)申请组织对遵守认证认可相关法律法规,协助认证监管部门的监督检查,对有关事项的询问和调查如实提供相关材料和信息的承诺。
(3)申请组织承诺获得认证后发生以下情况时,应及时向认证机构通报:
①客户及相关方有重大投诉。
②生产的产品或服务被执法监管部门认定不符合法定要求。
③发生产品或服务的质量安全事故。
④相关情况发生变更,包括:法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更;取得的行政许可资格、强制性认证或其他资质证书变更;法定代表人、最高管理者、管理者代表变更;生产经营或服务的工作场所变更;质量管理体系覆盖的活动范围变更;质量管理体系和重要过程的重大变更等。
⑤出现影响质量管理体系运行的其他重要情况。
(4)申请组织承诺获得认证后正确使用认证证书、认证标志和有关信息;不擅自利用质量管理体系认证证书和相关文字、符号误导公众认为其产品或服务通过认证。
(5)拟认证的质量管理体系覆盖的生产或服务的活动范围。
(6)在认证审核及认证证书有效期内各次监督审核中,认证机构和申请组织各自应当承担的责任、权利和义务。
(7)认证服务的费用、付费方式及违约条款。
A.未订立书面认证合同即开展认证审核;

B.订立的认证合同不符合4.1.7条的要求。
4.2.1审核时间
4.2.1.1为确保认证审核的完整有效,认证机构应以附录A所规定的审核时间为基础,根据申请组织质量管理体系覆盖的活动范围、特性、技术复杂程度、质量安全风险程度、认证要求和员工人数等情况,核算并拟定完成审核工作需要的时间。在特殊情况下,可以减少审核时间,但减少的时间不得超过附录A所规定的审核时间的 30%。
4.2.1.2整个审核时间中,现场审核时间不应少于80%。
A.审核时确定的质量管理体系覆盖人数明显少于产品或服务实现过程实际的人数(以审核时获证组织的职工名册记载人数或向税务机关申报的扣缴个人所得税报表记载人数为参考基数),造成审核时间少于按4.2.1.1确定的审核时间基础数;

B.对非固定人员换算成等效全职人员出现明显遗漏;

C.减少了审核时间但减少理由不成立或者即使减少理由成立但超出了应有时间的30%;

D.现场审核时间低于应有全部审核时间的80%。
4.2.2审核组
4.2.2.1认证机构应当根据质量管理体系覆盖的活动的专业技术领域选择具备相关能力的审核员和技术专家组成审核组。审核组中的审核员应承担审核责任。
4.2.2.2技术专家主要负责提供认证审核的技术支持,不作为审核员实施审核,不计入审核时间,其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。
4.2.2.3审核组可以有实习审核员,其要在审核员的指导下参与审核,不计入审核时间,在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。
A.审核计划确定的审核组中技术专家未到审核现场提供技术支持;

B.实习审核员单独承担审核任务。

4.2.3审核计划
4.2.3.1认证机构应制定书面的审核计划交审核组实施。审核计划至少包括以下内容:审核目的、审核范围、审核过程、审核涉及的部门和场所、审核时间、审核组成员(其中:审核员应标明注册证书号及专业代码;技术专家应标明专业代码、技术职称或职务,如果在职应注明其服务的单位)。
4.2.3.2通常情况下,初次认证审核、监督审核和再认证审核应在申请组织申请认证的范围涉及到的各个场所现场进行。
如果质量管理体系包含在多个场所进行相同或相近的活动,且这些场所都处于该申请组织授权和控制下,认证机构可以在审核中对这些场所进行抽样,但应制定合理的抽样方案以确保对各场所质量管理体系的正确审核。如果不同场所的活动存在根本不同、或不同场所存在可能对质量管理产生显著影响的区域性因素,则不能采用抽样审核的方法,应当逐一到各现场进行审核。
4.2.3.3为使现场审核活动能够观察到产品生产或服务活动情况,现场审核应安排在认证范围覆盖的产品生产或服务活动正常运行时进行。
A.未制定审核计划即进行审核;

B.对多场所审核的抽样低于相关标准要求的数量;

C. 对不满足抽样原则的多场所实施了抽样审核;

D.现场审核是在企业生产或服务活动暂停期间进行的。
4.3.3.2第一阶段审核应至少覆盖以下内容
(1)结合现场情况,确认申请组织实际情况与质量管理体系文件描述的一致性,特别是体系文件中描述的产品或服务、部门设置和负责人、生产或服务过程等是否与申请组织的实际情况相一致。
(2)结合现场情况,审核申请组织有关人员理解和实施GB/T 19001/ISO 9001标准要求的情况,评价质量管理体系运行过程中是否实施了内部审核与管理评审,确认质量管理体系是否已有效运行并且超过3个月。
对质量管理体系文件不符合现场实际、相关体系运行尚未超过3个月或者无法证明超过3个月的,应当及时终止审核。
(3)确认申请组织建立的质量管理体系覆盖的活动内容和范围、申请组织的员工人数、活动过程和场所,遵守相关法律法规及技术标准的情况。
(4)结合质量管理体系覆盖活动的特点识别对质量目标的实现具有重要影响的关键点,并结合其他因素,科学确定重要审核点。
(5)与申请组织讨论确定第二阶段审核安排。
A.在与企业产品或服务质量相关的主要过程、工艺、组织结构、质量目标及与质量目标的实现有重要影响的关键点的监视、测量、报告和评审记录等方面,企业实际情况与质量管理体系文件的描述存在严重或完全不一致情况;

B.质量管理体系运行尚未超过3个月;

C. 第一阶段审核报告中没有重要审核点的内容或者内容明显没有覆盖对质量目标的实现具有重要影响的关键点;

D. 未对申请组织质量管理体系覆盖的活动范围是否符合相关法律法规以及其法人资格等资质情况进行核实;

E.审核时,质量管理体系覆盖的产品或服务存在不符合相关法律法规要求的情况,审核活动没有识别。

4.3.3.3在下列情况,第一阶段审核可以不在申请组织现场进行:
(1)申请组织已获本认证机构颁发的其他认证证书,认证机构已对申请组织质量管理体系有充分了解。
(2)认证机构有充足的理由证明申请组织的生产经营或服务的技术特征明显、过程简单,通过对其提交文件和资料的审查可以达到第一阶段审核的目的和要求。
(3)申请组织获得过其他经认可的认证机构颁发的有效的质量管理体系认证证书,通过对其文件和资料的审查可以达到第一阶段审核的目的和要求。
除以上情况之外,第一阶段审核应在申请组织的生产经营或服务现场进行。
不具备特殊情况条件,没有在企业现场进行一阶段审核
4.3.3.6第二阶段审核应当在申请组织现场进行。重点是审核质量管理体系符合GB/T 19001/ISO 9001标准要求和有效运行情况,应至少覆盖以下内容:
(1)在第一阶段审核中识别的重要审核点的监视、测量、报告和评审记录的完整性和有效性。
(2)为实现总质量目标而建立的各层级质量目标是否具体、有针对性、可测量并且可实现。
(3)对质量管理体系覆盖的过程和活动的管理及控制情况。
(4)申请组织实际工作记录是否真实。
(5)申请组织的内部审核和管理评审是否有效。
A.没有在企业现场进行二阶段审核

B.没有对重要审核点的监视、测量、报告和评审记录等进行完整审核,对重要记录及证据的真实性没有进行评价;

C.总质量目标、各层级质量目标不可测量。
4.4审核报告
4.4.1审核组应对审核活动形成书面审核报告,由审核组组长签字。审核报告应准确、简明和清晰地描述审核活动的主要内容,至少包括以下内容:
(1)申请组织的名称和地址。
(2)审核的申请组织活动范围和场所。
(3)审核组组长、审核组成员及其个人注册信息。
(4)审核活动的实施日期和地点。
(5)叙述从4.3条列明的程序及各项要求的审核工作情况,其中:对4.3.3.6条的各项审核要求应逐项就审核证据、审核发现和审核结论进行详细描述;对质量目标实现情况的评价,应同时叙述测量方法。
(6)识别出的不符合项。不符合项的表述,应基于客观证据和审核依据,用写实的方法准确、具体、清晰描述,易于被申请组织理解。不得用概念化的、不确定的、含糊的语言表述不符合项。
(7)审核组对是否通过认证的意见建议。
A.审核报告有编造的虚假内容,导致认证结论失实。

B.审核报告存在编造的虚假内容,但尚未影响认证结论的整体真实性。

C.审核报告未完整叙述按照4.3条列明的程序及各项要求的审核工作情况;

D.审核报告未逐项描述4.3.3.6条的各项审核要求的审核证据、审核发现和审核结论;

E.审核报告未评价质量目标实现情况,评价质量目标实现情况时没有叙述测量方法;

4.4.3认证机构应将审核报告提交申请组织,并保留签收或提交的证据
未将审核报告交企业。
4.5.1对审核中发现的不符合项,认证机构应要求申请组织在规定期限内采取措施进行纠正
对审核中所开具的不符合项,未要求申请组织在规定期限内采取措施进行纠正。
4.5.2认证机构应对申请组织所采取的纠正和纠正措施及其结果的有效性进行验证。
未对获证组织的纠正措施进行有效验证即出具认证证书

4.6.3认证机构在作出认证决定前应确认如下情形:
(1)审核报告符合本规则第4.4条要求,能够满足作出认证决定所需要的信息。
(2)反映以下问题的不符合项,认证机构已评审、接受并验证了纠正和纠正措施及其结果的有效性。
①未能满足质量管理体系标准的要求。
②制定的质量目标不可测量、或测量方法不明确。
③对实现质量目标具有重要影响的关键点的监视和测量未有效运行,或者对这些关键点的报告或评审记录不完整或无效。
④在持续改进质量管理体系的有效性方面存在缺陷,实现质量目标有重大疑问。
(3)认证机构对其他不符合项已评审,并接受了申请组织计划采取的纠正和纠正措施。
4.6.4在满足4.6.3条要求的基础上,认证机构有充分的客观证据证明申请组织满足下列要求的,评定该申请组织符合认证要求,向其颁发认证证书:
(1)申请组织的质量管理体系符合标准要求且运行有效。
(2)认证范围覆盖的产品或服务符合相关法律法规要求。
(3)申请组织按照认证合同规定履行了相关义务。
未满足4.6.3、4.6.4条规定,认证机构即颁发认证证书;



4.6.6认证机构在颁发认证证书后,应当在30个工作日内按照规定的要求将相关信息报送国家认监委
超过认证证书颁发日期30日以上,在认证结果查询系统中查不到相关信息,经确认是认证机构未报信息。
5.2.1作为最低要求,在初次认证的第二阶段审核后至少12个月内应进行一次监督审核。此后,每次监督审核的时间间隔不超过12个月。
5.2.2在达到监督审核期限而有证据表明获证组织暂不具备实施监督审核的条件时,可以适当延长监督审核期限,但最长间隔不能超过15个月。
5.2.3超过期限而未能实施监督审核的,应按7.2或7.3条处理。
违反5.2.1、5.2.2、5.2.3条规定的
5.3监督审核的时间,应不少于按4.2.1条计算审核时间人日数的30%。
以4.2.1条计算的审核时间为基数,监督审核时间低于基数的30%。
5.5监督审核应在获证组织现场进行,且应满足第4.2.3.3条确定的条件。由于产品生产的季节性原因,在每次监督审核时难以覆盖所有产品的,在认证证书有效期内的监督审核需覆盖认证范围内的所有产品。
A.未在企业现场开展监督审核;

B.监督审核是在企业的产品生产或服务活动处于暂停状态下进行的;

C.对于非季节性产品生产企业,监督审核没有覆盖全部产品生产活动;

D.对于季节性产品生产企业,在认证证书有效期内的各次监督审核活动总和没有覆盖认证范围内的所有产品生产活动。
5.6监督审核时至少应审核以下内容:
(1)上次审核以来质量管理体系覆盖的活动及运行体系的资源是否有变更。
(2)按4.3.3.2条要求已识别的重要关键点是否按质量管理体系的要求在正常和有效运行。
(3)对上次审核中确定的不符合项采取的纠正和纠正措施是否继续有效。
(4)质量管理体系覆盖的活动涉及法律法规规定的,是否持续符合相关规定。
(5)总质量目标及各层级质量目标是否实现。目标没有实现的,获证组织在内部管理评审时是否及时调查并采取了改进措施。
(6)获证组织对认证标志的使用或对认证资格的引用是否符合相关的规定。
(7)内部审核和管理评审是否规范和有效。
(8)是否及时接受和处理投诉。
(9)针对内审发现的问题或投诉的问题,及时制定并实施了有效的持续改进。
监督审核未按5.6条规定的各项要求进行审核
5.7监督审核的审核报告,应按5.6条列明的审核要求逐项描述审核证据、审核发现和审核结论。
对照5.6条的要求,监督审核报告叙述不完整,或者缺少对重要关键点的审核证据、审核发现和审核结论的描述。
5.8 认证机构根据监督审核报告及其他相关信息,作出继续保持或暂停、撤销认证证书的决定。
在监督审核时,质量管理体系已不能持续符合认证要求,认证机构仍作出继续保持认证证书的决定
6.2认证机构应按4.2.2条要求组成审核组。按照4.2.3条要求并结合历次监督审核情况,制定再认证计划并交审核组实施。审核组按照要求开展再认证审核。
再认证过程中出现上述与4.2.3至4.6.7条款相应的不规范行为时,按照对应的内容认定违规情形。
6.2在质量管理体系及获证组织的内部和外部环境无重大变更时,再认证审核可省略第一阶段审核,但审核时间应不少于按4.2.1条计算人日数的70%。

A.获证企业的实际情况与初次认证时相比已经有了较大变化,再认证没有开展一阶段审核;

B.再认证审核时间少于按4.2.1条计算人日数的70%;
6.3对再认证审核中发现的不符合项,应按4.5条要求实施纠正和纠正措施并进行验证,验证应在原证书有效期满前完成。
再认证时所发现的不符合项所采取的纠正和纠正措施未得到有效的验证即向企业颁发了再认证证书。
7.2.1获证组织有以下情形之一的,认证机构应在调查核实后的5个工作日内暂停其认证证书。
(1)质量管理体系持续或严重不满足认证要求,包括对质量管理体系运行有效性要求的。
(2)不承担、履行认证合同约定的责任和义务的。
(3)被有关执法监管部门责令停业整顿的。
(4)被地方认证监管部门发现体系运行存在问题,需要暂停证书的。
(5)持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效,重新提交的申请已被受理但尚未换证的。
(6)主动请求暂停的。
(7)其他应当暂停认证证书的。
有证据表明认证机构已经知悉获证企业存在应该暂停认证证书的情形,超过5日后不暂停
7.2.2认证证书暂停期不得超过6个月。但属于7.2.1第(5)项情形的暂停期可至相关单位作出许可决定之日。
暂停认证证书超过6个月,符合撤消认证证书条件但没有撤消
7.3.1获证组织有以下情形之一的,认证机构应在获得相关信息并调查核实后5个工作日内撤销其认证证书。
(1)被注销或撤销法律地位证明文件的。
(2)拒绝配合认证监管部门实施的监督检查,或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息的。
(3)出现重大的产品或服务等质量安全事故,经执法监管部门确认是获证组织违规造成的。
(4)有其他严重违反法律法规行为的。
(5)暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的(包括持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等已经过期失效但申请未获批准)。
(6)没有运行质量管理体系或者已不具备运行条件的。
(7)不按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息,造成严重影响或后果,或者认证机构已要求其纠正但超过6个月仍未纠正的。
(8)其他应当撤销认证证书的。
有证据表明认证机构已经知悉获证企业存在应该撤销认证证书的情形,超过5日后不撤销。
7.3.2撤销认证证书后,认证机构应及时收回撤销的认证证书。若无法收回,认证机构应及时在相关媒体和网站上公布或声明撤销决定。
撤销认证证书后,认证机构没有收回撤销的认证证书,也没有公布或声明撤消决定
7.4认证机构暂停或撤销认证证书应当在其网站上公布相关信息,同时按规定程序和要求报国家认监委。
A.未在认证机构网站或在公共媒体公布暂停或撤消的认证证书信息;

B.未按规定和要求向认监委报送暂停或撤消的认证证书信息。
8.1认证证书应至少包含以下信息:
(1)获证组织名称、地址和组织机构代码。该信息应与其法律地位证明文件的信息一致。
(2)质量管理体系覆盖的生产经营或服务的地址和业务范围。若认证的质量管理体系覆盖多场所,表述覆盖的相关场所的名称和地址信息,该信息应与相应的法律地位证明文件信息一致。
(3)质量管理体系符合GB/T 19001/ISO 9001标准的表述。
(4)证书编号。
(5)认证机构名称。
(6)证书签发日期及有效期的起止年月日。
对初次认证以来未中断过的再认证证书,可表述该获证组织初次获得认证证书的年月日。
(7)相关的认可标识及认可注册号(适用时)。
(8)证书查询方式。认证机构除公布认证证书在本机构网站上的查询方式外,还应当在证书上注明:“本证书信息可在国家认证认可监督管理委员会官方网站(www.cnca.gov.cn)上查询”,以便于社会监督。
认证证书缺少8.1条要求的内容
10.3转换仅限于现行有效认证证书。被暂停或正在接受暂停、撤销处理的认证证书以及已失效的认证证书,不得接受转换申请。
受理并按照转换程序处置已经暂停或失效的认证证书
12.2记录应当真实准确以证实认证活动得到有效实施。记录资料应当使用中文,保存时间至少应当与认证证书有效期一致。

12.3以电子文档方式保存记录的,应采用不可编辑的电子文档格式。

13.2本规则所提及的各类证明文件的复印件应是在原件上复印的,并经复印件提供者签章(签字)认可其与原件一致。
A.认证记录有编造情形,导致认证结论失实。

B.认证记录有编造情形,但尚未影响认证结论的整体真实性。

C.各类证明文件的复印件缺少提供者盖章或签字;

D.记录缺少足够中文信息使得相关人员无法理解记录的真实、准确和完整性;

E.在认证证书有效期内认证记录有缺失。

在签发认证证书后又修改认证记录




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