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现场审核与审核记录常见问题及改进建议
发布时间:2016-5-13 点击2220
广义的现场是指组织所涉及的活动场所、认证产品范围,即组织的会议室、车间、各部门的办公室以及组织认证产品范围的过程等活动场所,均属于组织的现场。审核组到达组织后,通常进入会议室召开见面会,会议结束,有些审核组的审核员就留在会议室或分散到相关部门或部门办公室进行审核,虽然审核员到达了组织的现场,但只是现场办公室审核。究其原因,一是审核员携带笔记本电脑行动不便,二是办公室存放的客观证据便于收集,这种审核称之为“现场办公室审核”。

  现场审核是按照标准条款的要求对涉及的全部活动的所有相关场所、过程和工序,以及涉及的人、机、料、法、环、检各有关活动过程进行的审核。这应该是行进中的审核,如对某组织的喷油工艺的审核,涉及对喷漆储存(库房)、调油工艺(调油房)、喷漆流程(工人工位)、废油水、废气排放处理系统(水处理池、废气处理房)、废水、废气排放(排放口)等运行过程的活动场所的审核,就必须要按工艺流程的顺序进行审核,审核员的审核是动态的,以便掌握喷油工艺全过程的运行控制和管理情况,在办公室收集资料的现场审核达不到所要审核的深度要求。

  近年来,由于科技进步,笔记本电脑作为审核员现场审核记录的工具,大大地方便了审核员较快地完成现场审核记录,但有些审核现场也给审核员携带笔记本电脑带来了很多不便,如上文所述,行进中对动态的喷油工艺流程、各工序作业等过程的管理与控制状况进行审核记录是不现实的。另外,使用笔记本电脑进行审核记录也助长了“现场办公室审核”的情况,使得许多审核员懒于深入现场实际去掌握第一手审核资料,因而也就不能给组织带来增值审核,审核机构的威信与作用受到削弱。

  对于审核员在现场审核中采用手工记录的方法,优点是可以在行进中审核,但是由于手工慢、费力,加之有时由于组织的规模、审核类型、产品等因素的影响导致审核记录量增加,在时间短、任务多的情况下,审核员来不及对组织体系过程、特别是产品实现关键过程环节进行认真审核,而把大部分时间花在翻阅文件、抄写记录文件或收集客观证据的手工记录上,对审核员来说,为完成审核要求而记录,虽然十分忙碌和劳累,但不能保证充足的时间很好地与组织进行交流、沟通和提供增值服务。

  为防止现场审核演变为“现场办公室审核”,同时减轻审核员负担,从记录中解放出来,笔者建议:一是采用统一的审核检查表,以打“√”“×”为主,以补充必要的少量文字描述为辅的记录格式,在此基础上不断完善审核记录。二是认证机构根据不同产品、类型以及组织的规模分别制定统一的审核检查表和列出检查要求和收集组织客观证据的内容,前部分为统一(分不同产品、类型以及规模的统一格式)的检查表,后部分为留空的手工补充记录。

  综上所述,由于使用笔记本电脑或手工作为审核记录的手段都存在不利的因素,改变现场审核记录的方法,给审核员留出充分时间仔细审核关键环节和并与组织沟通,把主要时间花在审核而不是记录上,有利于审核增值和树立认证机构的威信,使双方在认证审核中都能受益。
                          来源:《中国认证认可》杂志

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