目标和目的都是一个项目所要达到的成果,这两个词描绘的是项目的结果。但两者是有一定区别的。例如:“增加仓库面积,储存新的代销产品”或者“提供更快捷的贷款服务”,它们都是目的,陈述了项目想要达到成果,但是它们还不是目标。如果我们把这些目的稍加整理一下,给它们加上日期,那公它们就变成目标了。
没有目标,整个项目将失去了方向,没有人知道下一步怎么走,也没有人会有紧迫感。那么目标应该怎样制定?
目标描述了你想要做的,想要完成的,或者想要生产的东西,所以它应当具体明确。如果你的目标是增加仓库的面积,你最好描述一下建造仓库的数量和需要达到的具体要求。只有你清晰地定义了你的目标时,你才能够用他指导你的项目,并用他判断你的项目目标是否已经实现。
你应当目标用文字的形式表述出来,认团队的每一个成员以及项目干系人知道,并让他们积极配合,参与到项目中来。把目标写出来,你可以确保你的项目是朝着目标方向前进的,而不会偏移到了其他的目标上。
目标应当遵循SMART原则:
S(Specific,具体),目标一定要具体、明确、用清晰、简明、可理解的文字来表述。
M(Measurable,可测量),目标应该可测量。
A(Accurate,准确)目标的表述应当准确,而不是含糊其词的。目标应该可以判定可交付成果是否符合要求,可以判定项目是否按计划进行。
R(Realistic and tangible,切实可行)目标要立足于现实,不切实可行的目标将不可能实现。如果你说你的项目目标是发射一艘装满巧克力和糖果的火箭,飞往月球,销售给正在那里旅行的游客。我们说,你的目标很好,但是,它在短期内不是切实可行的,如果你一意孤行,一定要去执行这么一个项目,那么你遭到的只是碰壁。
T(Time bound,有时间限制)目标应该有一个时间限制,有截止日期。因此根据目标制定项目计划的时候也应当有开始和结束的日期。
下面我们就举一个例子来讲述恰当而准确地定义项目的目标会有什么样的效果。
现实中的项目管理
目标的定义
一家公司的销售商抱怨公司送给他们的货物有很多受损了,公司聘请一名效率专家进行了调查。她接受了所提供问题的定义--减少对货物的损伤。为了解决问题,这位专家设计了一种计算机控制的传送带,用以行载货汽车安装。她估算在每个仓库地点安装这种传送带的费用是60000美元。8个月之后即可回收投资并开始获得收益。因为公司有24个仓库,总投资就是144万美元。
公司副总裁倾向于采纳该专家的建议,但公司内部的设计组也做出了第二种备选方案。这个任务交给了一住刚从大学毕业的设计人员。他研究了事情的情况后,没有接受己给出问题的定义,而是提出一个新的问题:“我们真正试图达到什么目的?”他的回答是:“我们正试图找到把我们的产品销售到市场去的最好方法。”根据这个问题说明,他完成了研究并准备了向管理层说明的报告。
到了作说明报告的时候,副总裁问道:“我们需要做下去并花费144万美元吗?”这位年轻的工程师回答:“不,先生。我认为你应该卖掉所有仓库。”
当然了,他的意思不是卖掉所有仓库而是卖掉大部分的仓库。公司最终采纳了他的建议,卖掉了大部分仓库,只保留了几个直接从公司工厂空运货物的地方仓库。取消地方仓库简化了货物装运程序,随之而来就是较小的损坏货物的可能性。该解决方案每年好公司节约上亿美元的费用,最始终迫使其竞争对手也重新调整战略并采取同样的途径。
资料来源:《项目经理案头手册(第二版)》,詹姆斯•P•刘易斯著,王增东等译
上述事例说明了关于项目目标的最重要一点,就是准确地定义目标。如果你将项目的目标定义为减少对货物的损伤,那么你来采取的项目计划就会是如何设计和安装一个传送带以减少对货物的损伤。如果你定义的项目目标是“找到把我们的产品销售到市场去的最好方法”,那么你的项目计划将是如何减少配送环节,以使产品更安全无损地到达市场。
项目的目标就决定了项目的行动方向,从而会影响计划的制定,也就影响了整个项目实施的过程,并最终影响项目的结果,正是这一事实使得在作任何计划之前正确而清晰地定义项目的目标变得非常重要。